【返戻ゼロを目指す】デイサービスの請求業務でミスしやすい7つのポイントと対策を解説！

この記事で分かるデイサービスのことは次の通りです

デイサービスの請求業務では、返戻ゼロを目指してミスが起きないように注意が必要です。

ですが、デイサービスでの請求業務の経験の浅い方は請求時にミスしやすいポイントが掴めずに、かなり神経を使いますよね。

そこで今回の記事では、デイサービスの請求時にミスしやすいポイントを7つに絞って解説していきます。

デイサービスで請求ミスしやすいポイントを把握しておくことで、そのポイントに集中して請求業務に臨むことができますのでミスの予防対策につながります。

記事を読み終わった後には、返戻がゼロにするためにデイサービスの請求時に気を付けるポイントを理解できるようになります。

最後には、万が一請求ミスが起きた場合の対応に関しても書いていますので、是非最後までご覧ください。

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デイサービス請求業務の流れ

デイサービスの請求業務の流れは、大きく5つのブロックに分けて考えるようにしましょう。

例えば8月のサービス提供の場合を想定した場合に、デイサービスが直接関わる請求業務は次の通りです。

デイサービスの請求は上記のような流れで進んでいきます。（ちなみに返戻がある場合には9月6日頃までに7月分の返戻が届く場合があります。8月の提供分の返戻は10月6日頃までに届くイメージですね）

デイサービスではサービス提供を行い請求を経て、支払いまで約2か月の期間がかかることがわかっていただけると思います。

原則として請求の締め切りは毎月10日の23：59です。

毎月10日を過ぎてしまうと請求を受け付けてもらえなくなる場合があります。請求が遅れるとデイサービスの収入時期が丸々1ヶ月遅れることになり、運営にも影響が出ますので注意が必要です。

ちなみに私も一度だけ請求業務が抜けてしまい10日までに請求できないことがありました。その時には、翌日に国保から連絡があり『請求抜けてませんか？午前中に伝送をかけてくれたらギリギリ間に合いますよ』という旨の連絡をもらい、汗だくになりながら命拾いした経験がありました。

ぎりぎりになって焦ることの無いように、余裕をもって請求業務に臨んでいきましょう。

デイサービスの請求業務でミスをしやすい7つのポイントと対策

デイサービスの請求業務ではいくつかの間違えやすいポイントがあります。今回は間違えやすいポイントの中でも7つに絞って解説と対策法をお伝えしていきます。

ミスを起こしやすいポイントを事前に押さえておくだけでも、ミスの防止につながり余計な業務を減らすことができます。

私自身も実際に約8年にわたって請求業務に関わっていますが、上記7つのポイントは何度か間違えています。

デイサービスの請求業務でミスがあると、修正のために時間を割かなければいけなくなったり、収入の時期に遅れが出て運営に支障が出たりといくつかのデメリットが発生します。

デイサービスの請求でミスを起こさないようにするために全てに共通してできる対策は次の通りです。

まずは、基本的な共通の対策を行うようにしましょう。

そのうえで今回は、間違えやすい7つのポイントとそれぞれをミスしないための対策についてお伝えしていきますのでご覧ください。

実績の回数と単位数が合わない

デイサービスの請求業務を行なう時に、間違えやすいのが実績の回数と実際の単位数が合わないということです。

実績は各ご利用者を担当しているケアマネージャー等に提出することになります。ですが、提出した実績の回数と単位数が合わないとケアマネージャーから「合わないんですが・・・」と問い合わせをもらうことになります。

どういうことかというと、例えば次のような事例です。

上の例で言うと、利用回数や加算のそれぞれが8回ずつなので本来5,296単位の請求になります。ですが、6,296単位などと書き間違えた状態でケアマネージャー等に実績を渡してしまうしまうことが間違えやすいミスです。

他にも実際には一度体調不良で入浴ができず入浴介助が7回だったけど、8回分の単位数で書いてしまうことも発生しやすいミスですので気を付けていきましょう。

加算減算の回数やいつもより利用時間が短縮して、ご家族が迎えに来たなどのイレギュラーケースは間違えやすいです。

日々の実績を間違いなく介護ソフトに打ち込んでいれば、実績回数の請求ミスは防ぐことができます。さらに実績の読み合わせを複数人で行なったり最終の確認を行うことでミスの予防効果が高まります。

┃↓実績の読み合わせはこちらの記事でも解説中↓┃

区分支給限度額超過分をそのまま請求する

居宅サービスや地域密着型サービスを利用する場合には、要介護度（要支援も含む）によって1ヶ月に利用できる限度額が設定されています。

デイサービスでは区分支給限度額の超過分をそのまま請求してしまうことも、気付きづらい部分ですので注意が必要です。

区分支給限度額を超過する主なパターンとしては次のようなものがあります。

• デイサービス単体の利用で超過する
• デイサービスを含む複数の介護サービスを利用していて超過する
• ショートステイなどのサービスを急遽追加したことで超過する

区分支給限度額を超過した場合にデイサービスでは、区分支給限度額を超えた単位数（＝ご利用者の全額負担分）を差し引いた単位数で国保連に請求することになります。

デイサービス単体で区分支給限度額を超えた場合には、区分支給限度額を超えた単位数を差し引いて国保連に請求すればいいです。

ですがデイサービスを含む複数のサービス事業所を利用していて、区分支給限度額を超えた場合にはどこかの事業所で超過分の請求をする必要が出てきます。その場合には、他事業所の単位数によって国保連やご利用者に請求する単位数が変わってきます。

ご利用者が複数のサービス事業所を利用していて、デイサービスで区分支給限度額を超過した分の請求が必要な場合には、基本的にはケアマネージャーから連絡が来ます。

その時に実績の別表をもらうことで、デイサービスの請求単位数を確認することができますので必ず別表をもらってから請求を行うようにしましょう。

区分支給限度額の超過分をそのまま請求しないようにするには、ケアマネージャーからサービス提供票をもらった時点で、別表も必ず確認しましょう。

デイサービスの実績だけで単位数が区分支給限度額のぎりぎりになっている場合には、超過の有無をケアマネージャーに確認することも対策の一つとして有効です。

ご利用者の基本情報を間違えている

デイサービスに新規のご利用者が入られて、一番最初の請求時にミスが起きがちなのがご利用者の基本情報を間違えることです。

基本情報は新規でデイサービスをご利用される時に介護ソフトに入力しますが、最初に入力するとそのまま確認をせずに請求時期を迎えることがあります。

特にご利用者の基本情報では次の内容が間違えやすい部分で注意が必要です。

上記の内容は特に間違えやすく、そのまま請求してしまうと返戻扱いになりますのでご注意ください。

デイサービスの請求時にご利用者の基本情報を間違えないようにする対策は次の2つがオススメです。

基本的には、最初にご利用者の基本情報を介護ソフトに打ち込んだ時に複数人で確認するだけでミスの防止はできます。

また介護ソフトによっては、性別のデフォルト設定が『女性』になっていたりするので、自分で打ち込まない部分にも注意を払うようにしましょう。

もう一つの対策として介護ソフトから出力した実績とケアマネージャーからもらっているサービス提供票を読み合わせの時に照らし合わせることでミスを未然に防ぐことができます。

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要支援や事業対象者の日割りをせずに請求する

要支援や総合事業の日割り請求に関しても、デイサービスの請求業務では抜けやすい部分ですので注意が必要です。（総合事業に関しては、市区町村により異なるかもしれませんので担当の自治体に確認をお願い致します。）

要支援者や事業対象者がデイサービス（総合事業）を利用された場合、月額で請求をすることになります。そのためいくつかの条件の時には月額を日割りにした形で請求を行うことになります。

それぞれの条件によって、日割り計算の起算日が変わりますので各自治体の情報をご確認ください。

特に、要支援の方がショートステイ等への入退所があった場合にはデイサービスで新たに日割り計算の入力を行う必要があります。

ショートステイへの入退所ではそれぞれ入所日の前日、退所日の翌日が日割り計算の起算日になる場合が多いですので間違わないように請求業務を行ないましょう。

日割りの起算日が少しややこしく感じますので、担当のケアマネージャー等に区分変更を行なった日やショートステイを利用した日を確認しておくようにしましょう。

生活保護受給者の請求を通常請求する

デイサービスでは、生活保護受給者が利用される場合も多いです。生活保護受給者がデイサービスを利用した場合に、そのまま請求してしまうこともデイサービスの請求時に起こりやすいミスです。

生活保護受給者がデイサービスを利用した時には、自己負担分の利用料金が介護扶助によって公費負担としてデイサービス側に支払われます。ご利用者が実質サービスの利用料を支払うことはないということです。（食費などの実費分は支払う必要があります）

生活保護受給者の請求を通常請求と同じように行なうと、ご利用者に通常通りの請求がなされデイサービスの料金を支払うことになります。

そうならないためにデイサービスでは生活保護受給者の請求を行う時にやることはたった1つだけです。

毎月の月末に、市区町村の担当課からデイサービス宛に生活保護介護券が送られてきます。その生活保護介護券を介護ソフトに打ち込むだけです。

生活保護介護券には主に次のような情報が記載されています。

これらの情報をお使いの介護ソフトに打ち込むだけです。慣れてくると1名分1分もかからずに終わすことのできる作業ですので抜けの無いようにしましょう。

生活保護介護券が手元に届いたら、すぐに介護ソフトに打ち込んでおくことで請求時に抜けが無いように気を付けていきましょう。

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月遅れ請求を忘れて通常請求する

デイサービスで1ヶ月のサービス提供を行うと、通常通り請求業務を行ないたくなります。ですがデイサービスでは次の場合、月遅れ請求の対象となりますので注意が必要です。

月遅れの対象となるケースでは、返戻の場合を除いて請求を翌月以降に持ち越すことになります

ところが月遅れ請求になる事を忘れていて請求を行うと返戻として戻ってきますので、ムダな労力を使うことになってしまいますよね。

介護認定の新規申請や変更申請、介護保険の更新時期は基本的にケアマネージャーから連絡を頂くことができます。請求業務を行なう時に抜けることが無いように覚えておきましょう。

請求時期が来る前に、事前に設定できるのであれば連絡をもらった直後の忘れないうちに月遅れの設定をしておきましょう！

負担割合の登録ミス

負担割合の登録ミスもデイサービスの請求業務ではミスをしやすいポイントです。デイサービスを利用する場合、1割負担の方が多く介護ソフトのデフォルト設定も1割負担になっている場合が多いでしょう。

ですが利用料金が2～3割負担になる方もいるのでその場合には請求前に設定をしておく必要があります。

介護ソフトの中ではご利用者の情報を登録すると、自動で1割負担の設定になり自分で操作画面に行かないと設定ができない仕様になっているものが多いのではないでしょうか。

そのため2割や3割負担の方がご利用を開始された場合でも、1割負担のままで気づかずに請求時期を迎えてしまうことがあります。

負担割合が2割や3割の方を1割で請求してしまうと、返戻の扱いになり月遅れで再度請求をしなければいけないことになります。

負担割合は、毎年8月1日に必ず更新されます。7月末には新しい負担割合証がご利用者の手元に届きますので、時期が近づいてきたらケアマネージャーとも連携を図りながら必ず負担割合証を確認しましょう。

┃↓負担割合の決まり方はこちらの記事で解説中↓┃

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ご利用者への請求書は実費負担の間違いに注意が必要！

ここまでは主に国保連への請求時に間違えやすいポイントについてお伝えをしてきました。国保連への請求を行なった後には、ご利用者へお渡しする請求書の作成もあります。

ご利用者はデイサービスから渡された請求書を見て、利用料金を支払うことになりますのでミスが無いように細心の注意を払って請求書の発行を行う必要があります。

ご利用者への請求ミスが起こることで次のようなデメリットが発生します。

特にご利用者に渡る請求書にミスがあった場合に怖いのは、ご利用者側が気付かないとミスがそのまま放置されてしまうことです。

請求に関しては、実地指導でも注意深く見られるポイントでもありますので、ご利用者への請求書のミスは無いようにしましょう。

ご利用者への請求で特に間違えやすい項目は次のような実費負担分です。

デイサービスによって請求しているものと請求していないものがあるとは思いますが、大体上記のような項目が実費負担となります。

実費負担分の中でも特に食費やキャンセル料は回数を間違えやすい項目ですので気を付けましょう。例えば、ご利用者が10回デイサービスを利用されても食費が発生する回数が10回とは限りませんよね。

急な受診などで午前中に退所している場合には食費発生の対象にならない場合もあります。

また請求書に記載される項目として、『食費』と『キャンセル料』が分けられていないとご利用者側は「あれ？1回休んだはずだけどおかしいな？」などとデイサービスに余計に不信感を抱かせることにもなります。

食費やキャンセル料などの実費負担分の請求は回数の確認と、項目が全て分けられているか確認するようにしましょう。

ご利用者への請求書を作成する際には、何度か実績と照らし合わすことのできるポイントを作っておくことでミスをなくすことができます。

┃↓キャンセル料に関してはこちらの記事で詳しく解説中↓┃

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請求に万が一ミスがあった場合の対応

ここまでは、デイサービスの請求業務でミスしやすいポイントや対策についてお伝えしてきました。

とはいえどれだけ最新の注意を払っていても、デイサービスの請求業務ではミスが発生する可能性はゼロではありません。

では、万が一デイサービスの請求業務でミスがあった場合にはどのような対処をしていくといいでしょうか？ここでは、次の2つのパターンに分けて解説していきます。

デイサービスの請求でミスが発生した場合に、その後の対応を適切に行うことができるかどうかでケアマネージャーやご利用者への影響の大小にも関わります。

請求ミスが起きても、慌てたり放置することの無いように対応方法を理解しておきましょう。

国保連への伝送ミス

国保連への伝送ミスに関しては、請求をした月の10日までに気付いたか、10日を過ぎてから気付いたかで対応が変わってきます。

上記のように10日までに気づくかどうかで、外部事業所などへの影響も変わってきますので請求業務を行なったからと安心せずに伝送後にも再度確認を行うクセを付けておきましょう。

ご利用者への請求ミス

ご利用者への請求ミスに関しては、支払いがされる前か支払いがされた後で対応が変わってきます。

ご利用者からの支払いがされる前であれば、ご利用者に謝罪をしたうえで状況の説明を行い請求書を再発行しましょう。

デイサービスの請求書を再発行する際には、どちらが新しい請求書かわからなくならないように『再発行』を印字または押印してから渡すようにしましょう。

経理担当の職員に既に、請求データを渡している場合には訂正があった旨を必ず伝えておくようにしましょう。もしかすると、修正が口座振替に間に合わない場合もあります。その場合には、次に紹介する支払いがされた後の対応を進めていくようにします。

ご利用者からの支払いがなされた後に請求ミスに気付いた場合の対応についてお伝えしていきます。

ご利用者からの支払いがされた後に請求ミスに気付いた場合には大きく次の2つの対応パターンが考えられます。

• 返金対応をする
• 翌月の請求で調整をする

時と場合にもよりますし、ご利用者の希望を聞きながらという対応になることが多いでしょう。

現金での返金対応を行う場合には、後々のトラブルを予防するためにも返金受理書を準備して記録を必ず残しておくようにします。

翌月の請求で調整を行う場合には、翌月の請求時に再度文書や口頭で説明を行いながら請求書の交付を行うようにするといいでしょう。

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まとめ

今回は【返戻ゼロを目指す】デイサービスの請求業務でミスしやすい7つのポイントと対策を解説！というテーマでお伝えしてきました。

デイサービスで返戻ゼロの請求を行うためには、請求ミスをしやすい次の7つのポイントを押さえておきましょう。。

それぞれのミスをしやすいポイントで請求ミスを起こさないために、それぞれに合わせた対策方法もお伝えしてきましたので実施していきましょう。

デイサービスの請求ではご利用者への利用料の請求も発生しますので、実費負担分の回数や料金をミスしないように気を付ける必要があります。

万が一デイサービスの請求にミスが起きてしまった場合には、慌てず確実に対応していくようにします。

デイサービスで請求ミスが発生すると、ケアマネージャーやご利用者等にも影響が出てしまいます。事前の対策をしっかりと行うことが優先ですが、万が一請求ミスが発生した場合にも迅速に対応することで影響を最小限に留めることができます。

請求は慌てずに落ち着いてやるだけでも、請求ミスを防止することにつながります。返戻ゼロを目指す請求業を行なって行きましょう。

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この記事を書いた人

なひのひ

職歴：デイサービス約11年です！
資格：社会福祉士、保育士、幼稚園教諭など
職種：介護職、生活相談員、管理者、会社役員を経験
抱負：様々な職種の経験を生かした記事で皆さんのお役に立っていきます！！

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