【例文あり】デイサービス利用状況報告書の書き方5つのNG例と文章の直し方

この記事で分かるデイサービスのことは次の通りです。

今回の記事では、デイサービスの利用状況報告書の書き方のNG例、文章の直し方についてお伝えしていきます。

それに加えて、利用状況報告書に書くことが無いと悩んだ時の書き方についても触れています。

 

さて、デイサービスの利用状況報告書は毎月毎月ケアマネージャーに提出する情報共有ツールです。

提出が必須では無いものの、多くのデイサービスでは提出しているものと思います。

利用状況報告書は、書き方1つでケアマネージャーに良くも悪くも様々な印象を与えることになります。

 

一体、デイサービスの利用状況報告書ではどんな書き方はNGで、どんな書き方だとOKなのでしょうか？？

なかなかここの正解は難しいところでもありますよね。

そこで今回は、生活相談員や管理者として10年以上に渡り利用状況報告書を書いたり添削をしてきた私が、利用状況報告書のNG例についてお伝えしていきます。

 

記事を読み終えた時には、利用状況報告書の書き方について「こんな風に書けばいいのか」と理解できるようになります。

ぜひ最後までご覧ください。

利用状況報告書の書き方の5つのNG例

デイサービスが毎月ケアマネージャーに提出する利用状況報告書は、特段書き方が決まっているわけではありません。

【例文あり】デイサービスの利用状況報告書は2つのことを組み合わせて書く！書き方のポイントと構成を解説では、利用状況報告書の書き方のコツをお伝えしました。

上の記事の中でも利用状況報告書のNG例に関して簡単にはお伝えしています。

この記事ではデイサービスの利用状況報告書のNGな書き方について、さらに広く詳しくお伝えしていきたいと思います。

私が、利用状況報告書に関してNGな書き方だと思っているのは次の5つです。

デイサービスの利用状況報告書でNG例の書き方をすることで、伝わりづらくなったりケアマネージャーからの信頼を失うことにもなります。

それでは、利用状況報告書の5つのNG例についてお伝えしていきます。

【例文あり】デイサービスの利用状況報告書は2つのことを組み合わせて書く！書き方のポイントと構成を解説

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一文が長い

一文が長くなる書き方は、とても読みづらく何を伝えたいのか分からなくなのでNGです。

例えばデイサービスの利用状況報告書に次のような事が書かれてあって内容が伝わるでしょうか？？

この利用状況報告書の文章で約160文字です。

この利用状況報告書の中で私が伝えたかった内容は次の4つです。

どれも伝えたかった大事なことなのですが、文章を長くすることで全てがぼやけてしまいますよね。。。

また、この利用状況報告書を読むケアマネージャーのことを考えると「この文章はどこまで続くんだ」と不安になるかもしれません。

そうならないためにも一文が長い書き方にならないように気を付けていく必要があります。

約170文字に増えましたが、最初の文章よりも読みやすく伝えたい内容も分かりやすいですよね。

デイサービスで利用状況報告書を書く時には、相手の読みやすさも考えて書くようにしましょう。

悪い事ばかり書く

デイサービスで利用状況報告書を書き方でやりがちなのが、悪い事ばかりを書いてしまうことです。

書き手側からするとその方の課題を見つけて書いているつもりなんですが、読み手からすると「このデイサービスに通っていて大丈夫なのかな？」と不安になってしまいます。

 

例えば次のような文章を読んでみてどのように感じるでしょうか？？

なんとなく、すごいどんよりした雰囲気が伝わってくる感じがありますよね。

この文章からは、交流が困難になっていてADLが低下しているということだけが伝わってしまいます。

これだけを書いてしまうと、ケアマネージャーに「何のためにデイサービスに通っているのかな。違うデイサービスの方が合っているかもしれないな」と思わせることになります。

 

利用状況報告書を読み返してみて悪い事ばかりが書いてあるなと感じた場合には次の対策をしてみましょう。

ここの細かい解説は割愛しますが、上の対策をしてみると次のような利用状況報告書になります。

この場合だと『交流が難しい』→『首を縦や横に振ることで交流ができている』と言い換えています。

また『衣類着脱が分からない』→『手渡しや衣類を重ねることでできている』とポジティブな要素に変換しています。

『ボディーソープの件』はこの時の出来事で、印象に残っている出来事だったため利用状況報告書に入れています。

 

できないことだけに着眼するのではなく『できないこと＋できていること』を組み合わせた書き方を意識するだけで印象が変わります。

確かじゃないことを断定して書く

デイサービスの利用状況報告書を書く時には、不確かなことを断定する書き方は避けましょう。

よくやりがちなのは、ご利用者の感情をデイサービスの職員が決めてしまうことですね。

• 楽しんでいました。
• 悲しんでいました。

デイサービス職員の主観で書いてしまうと、事実とは違う利用状況報告書になる可能性があります。

ご利用者の感情を書きたいと思った時には、職員が何故そう感じたのかを考えてから書くようにしましょう。

実際にご利用自身が話された言葉を入れたり、客観的に見たご利用者の様子を書くとより具体的に伝わりやすくなります。

 

この他にも病名を断定するような書き方はNGです。

• 肺炎の症状が見られました。
• ノロウイルスの症状が見られました。

ご利用者に受診して頂いた結果診断された場合であれば書いても良いのですが、思い込みや知っている知識だけで病名を書くことは辞めましょう。

医師が配置されていないデイサービスでは、病名を診断することは有り得ません。

場合によっては、ケアマネージャーからの信頼を失うことになりますので気を付けましょう。

例えば『咳き込みがあった』とか『37.8度の発熱があった』と具体的な症状を書くようにしましょう。

特変無し

正直なところ毎月デイサービスの利用状況報告書を書いていると、中には特段変わりなく経過しているご利用者もいるというのが事実です。

ですが、そんな時でも特変無しという書き方はNGです。

特変無しという書き方は、ケアマネージャーにわざわざ「私たちはご利用者を見ていませんよ」というアピールをしているようなものです。

 

『特段変わりなく過ごされていること』と、『利用状況報告書に特変無しと書くこと』は分けて考えるようにしましょう。

特段変わりなく過ごされている場合でも、1ヶ月ご利用者と関わっていれば何かしらの出来事が起きているはずです。

特変無しと感じた時のポイントとしては、特変無しと感じた理由を添えて利用状況報告書を書くとご利用者の様子も伝わりやすくなります。

例えば、次のような感じですね。

『意欲的に会話をされる』という特変無しと感じた理由に加えて、どんな会話をされているかを書くことでご利用者のデイサービスでの様子をイメージすることができますよね。

人格を否定するような言葉

人格を否定するような言葉やネガティブな言葉は利用状況報告書には使わないほうが良いでしょう。

これだけでは説明が抽象的なので、例えば次のような言葉を指します。

『勝手に』に関してはスピーチロックの記事でも書いたのですが、人は本来勝手に動く生き物です。

自分に置き換えてみると、一回一回誰かの許可を得て動くなんて言う堅苦しい生活はしていないですよね？？

『拒否がある』という表現も、職員を中心に考えれば「拒否」かもしれませんが、ご利用者中心に考えると「NOという意思表示」ですよね。

徘徊や帰宅願望も職員側からはそう映るかもしれませんが、ご利用者側から見ると意味のある行動ですよね。

単純に徘徊や帰宅願望で片づけるのではなく具体的な行動を書いたり、次のように言い換える書き方をしましょう。

利用状況報告書にはご本人の気持ちや、実際に発信された言葉を含めて書くことで人格を否定するような表現を避けることができます。

たかが表現の違いでしょと思うかもしれませんが、表現1つで介護の質を低く評価されてしまうこともありますので注意が必要です。

利用状況報告書に何を書いたらいいか分からない時

デイサービスの利用状況報告書は書き方に慣れてくると、あまり深く考えなくても文章に落とし込んで書けるようになっていきます。

ですが、まだデイサービスの利用状況報告書をあまり書いたことが無いという方にとっては少し書き方が難しく感じるかもしれません。

デイサービスで利用状況報告書を書く時には、ゼロから文章を作ることになるので上のような悩みを抱えやすくなります。

そんな時には、ご利用者に関してケアマネージャーに伝えたいことを整理してから書くようにしてみましょう。

 

整理する方法として次のようなものがあります。

これら3つのことを整理して利用状況報告書を書くことで、書きたい内容がまとまったり深みのある文章が書けるようになります。

では詳しくお伝えしていきます。

ケアプランの目標を確認する

デイサービスの利用状況報告書には、基本的にはケアプランの目標に対しての返答をしていくことになります。

何を書いたらいいか分からないと感じる時には、まずはケアプランの目標を確認してみましょう。

ケアプランの目標で多いのが次の様な内容です。

交流、入浴、身体機能などが比較的ケアプランの中の目標に入りやすいです。

これらの目標に対してデイサービスではどのような状況で過ごされているのか、その答えを利用状況報告書には書いていくようにしましょう。

例えば入浴であれば、次のような内容が当てはまるでしょう。

特段変わりがなくて書くことが無いような時には、変わりなくできていることを書いたり特有のエピソードを入れてみるようにしましょう。

次に特有のエピソードについてお伝えしていきます。

ご利用者特有のエピソードを思い出す

ここまでも何度かご利用者特有のエピソードというキーワードを出しています。

何を書いたらいいか分からなくなった時にはご利用者特有のエピソードを入れるようにしましょう。

ご利用者特有のエピソードと言っても特別な内容を書く必要はありません。

• ご利用者とどんな会話をしたか
• ご利用者がどんな様子でレクリエーションに参加していたか
• ご利用者との関わりで印象に残ったことはなかったか

例えば私の場合だと、次のようなことを書く時もあります。

これは介護現場ではといつもと変わらない何気ない一場面なのですが、切り取って書くことでご利用者の様子がより伝わりやすくなります。

なにか特別な事が無かったかなと悩んだり、何を書いたらいいか分からないと感じるような時には、何気ない一場面を切り取ってみましょう。

そうすることで、意外とかけることは多くあったりケアプランの目標ともつながった内容を書くことができるようになります。

キーワードを出してみる

デイサービスで利用状況報告書を書く時には、いろいろと書きたいことが出てくるので頭の中を整理していく必要があります。

頭の中で文章がつながらない時には書きたいことのキーワードを出してみるようにしましょう。

キーワードをいくつか出してつなげていくという作業をすると、書きやすさが上がります。

言葉だけだと分かりづらいと思いますので、次の画像を作ってみました。

こういった感じでキーワードを可視化してみることで、デイサービスの利用状況報告書に書きたい内容を整理することができます。

キーワードさえ出してしまえばあとは左からつなげて書いていくだけです。

では実際にどのように書いていくといいかお伝えしてみます。

太字で黄色線の箇所がキーワードで示していた部分ですね。

キーワードとキーワードを結ぶように文章をつなげていくという、やり方なので書きたいことが多かったり、文章の整理の仕方が分からない時に試してみてください。

必ず読み返してから提出しましょう！

デイサービスの利用状況報告書はケアマネージャーに提出する前には必ず読み返すようにしましょう。

ここまでデイサービスの利用状況報告書の書き方ＮＧ例や書き方のコツのような部分に触れてきました。

せっかく丁寧に書いた利用状況報告書でも、最後の読み返しを怠ることでケアマネージャーからの信頼を失うことにもなりかねません。

そうならないためにも、次の3点に注意して文章を見直すようにしてみましょう。

書いた本人だけで読み返すのではなく、第三者に見てもらうことでちょっとした間違いに気付くようなこともあります。

先入観を持たずに、読み返すことができるような環境づくりをしていきましょう。

それでは読み返しの時の注意点について詳しくお伝えしていきます。

誤字脱字

利用状況報告書を書く時には、誤字脱字は起こりやすいので注意が必要です。

利用状況報告書をパソコンで打ち込んでいるデイサービスも多いと思いますが、次のような誤字脱字が起きやすいので気を付けましょう。

単純に文字の間違いだけでなく、パソコン打ち込みならではの誤字脱字が起きやすいです。

変換間違いで起こりやすいのは『転倒→店頭、点灯』『上肢→上司』『下肢→歌詞、菓子』『摂取→接種』などがあります。

意識をして見ておかないと気づきづらい部分でもあります。

 

句点、読点の抜けや多く打ち込んでいることも起こりやすい間違いなので読み返しの時に注意しましょう。

どちらかと言うと抜けよりも、句読点が2回続けて打ち込まれているというミスが起きやすい気がします。

 

パソコンの画面上では、文章が全て表示されていても印刷をしてみると後半部分が枠からはみ出しているということも起こりがちです。

印刷をしないと気づけない部分でもあるので、必ず印刷をした利用状況報告書を読み返すようにしましょう。

ニュアンスの違い

私もよくあるのですが、文章を読み返していると「あれ？自分が伝えたかったこととちょっと違うな」と思うようなことがあります。

文章のニュアンスの違いの要因としてよく言われるのが『てにをは』ですよね。

言葉と言葉をつなぐ『助詞』と言われるものの使い方ですね。

 

利用状況報告書のような文章の場合には会話と比べると表情や声の抑揚を伝えられない分、ニュアンスが伝わりづらくなります。

例えば、

 

『が』を使った場合には『○○様』が強調されます。

『は』を使った場合には『テーブル拭き』の方が強調されたり、○○様以外はテーブル拭きをしないような印象を与えますよね。

これはどちらが良い悪いという話ではなく、相手にどこを一番強調して伝えたいのかによって使い方を変えましょうということです。

 

利用状況報告書の文章を読み返してみて、なんとなくニュアンスが違うなと感じた場合には助詞や接続詞などを見直してみましょう。

書いた人以外にも確認してもらうことも、対策の1つです。

伝えるべきことが抜けていないか

デイサービスの利用状況報告書は、月末を迎える前に20日ごろから書き始める事業所も多いと思います。

これは業務都合上仕方のない事ですが、早く書き終えてしまうと書き終えた日から月末までの出来事が抜けてしまうことがあります。

例えば22日に利用状況報告書を書き終えて、27日に当該ご利用者が転倒した場合にその事実を書かないまま提出してしまう可能性があるということですね。

 

転倒の場合には、ケアマネージャーにも電話連絡などしているとは思いますが、それ以外のことでも一緒ですね。

利用状況報告書を早めに書き終えたとしても、月末までの間にケアマネージャーに伝えるべき出来事があれば抜けの無いように伝えるようにしましょう。

そう言ったところにも、利用状況報告書を読み返す意味がありますね。

 

では、最後に今回の記事をまとめていきます。

まとめ

今回は、【例文あり】デイサービス利用状況報告書の書き方5つのNG例と文章の直し方というテーマでお伝えしてきました。

デイサービスの利用状況報告書を書く時には次の5つのNG例に気を付けて書きましょう。

NG例に挙げたような書き方をすると読みづらい文章になったり、ケアマネージャーからの信頼を失うことにもなります。

それぞれのNG例にならないように書き換え方も掲載していますのでまだご覧になっていない方は是非ご覧ください。

 

利用状況報告書に何を書いたらいいか分からないと悩む方は次の3つの点を意識してみましょう。

ゼロから利用状況報告書を書き上げるのは、大変だと思いますが最初にヒントになるような事があると意外とすらすら書ける時もあります。

丁寧に作成したデイサービスの利用状況報告書は、提出前にも読み返して確認することでより安心感のある利用状況報告書になります。

 

デイサービスの利用状況報告書は毎月毎月の定型業務で大変だと思いますが、ケアマネージャーとの大切な情報共有ツールにもなります。

少しずつ書き方にも慣れながら、ケアマネージャーに正確な情報を提供できるようにしていきましょう。

最後までご覧頂きまして、ありがとうございました。