【業務効率化に必須】あなたのデイサービスで実用できるマニュアル作成のコツとポイントをお伝えします。

デイサービスの業務改善を行うために、あなたのデイサービス実用できるマニュアルの作成は必須です。

ポイントはあなたのデイサービスで実用できるというところです。

 

今回の記事では、あなたのデイサービスで実用できるマニュアルを作成するためのコツやポイントをメインでお伝えします。

それに合わせて、マニュアル作成のコツやポイントをつかむために知っておくべき次の情報もお伝えしていきます。

デイサービスのマニュアル作成のコツやポイントを知っておくことで、業務効率化や事故などのリスク回避につながるマニュアルを作成することができます。

 

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デイサービスでマニュアル作成が必要な4つの理由

デイサービスでマニュアルを作成するコツやポイントを知る前に、そもそもなぜマニュアルを作成するのか、その理由を理解しておく必要があります。

デイサービスでマニュアル作成が必要な理由は次の4つです。

実は私は次の2つのデイサービスで働いたことがあります。

• 実用できるマニュアルがあるデイサービス
• 実用できるマニュアルが無いデイサービス

どちらも今働いているデイサービスです。

 

今のデイサービスがオープンした当初は、間に合わせで作った実用できないマニュアルを準備していました。

ですがオープン前から関わっていた職員から、少しずつ入れ替わりを繰り返すうちに次のような問題がチラホラと起きてきました。

デイサービスのマニュアルには、そもそもこのようなリスクや問題を起こさないという役割があります。

ではデイサービスのマニュアル作成が必要な4つの理由について詳しく説明していきます。

統一したサービス提供のため

デイサービスでマニュアル作成が必要な理由の1つ目が、統一したサービス提供のためです。

逆に言うと、マニュアルが無いとサービスにばらつきが出るということです。

マニュアルが無い状態で業務を行なうと次のようなことが起こります。

職員によってご利用者への対応が変わって、さらにそれを修正できない状態になるということですね。

こういった状況になるとご利用者やご家族から「ＡさんはやってくれるけどＢさんはやってくれない」など職員個人に対しての不満が出ることにもつながります。

 

例えば、お客さんとして大手ハンバーガー屋さんに行って「Ａさんの時はバーガーが大きいけど、Ｂさんの時は小さいな」とはならないですよね。

デイサービスでも一緒です。どのスタッフでも同じ対応ができるようにマニュアルの作成が必要になります。

デイサービスで実用できるマニュアル作成ができると次のような利点があります。

 

統一したサービス提供のためというところで言うと、デイサービスのマニュアルは新入職員の研修にも役に立ちます。

マニュアルが無いデイサービスでは、新入職員から「教えてもらう人によって言ってることが違うんですぅ」と相談されることがあります。

ですがマニュアルを作成しておくことで、どの職員が業務の指導を行なっても統一した方法で教えることができるようになります。

業務効率化のため

デイサービスのマニュアル作成は業務効率化の面でも必要です。

業務効率化はデイサービスにとって結構大きなポイントで次のようなことを言います。

よく、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くという表現をされます。

ムリムダムラを放置しておくと、余計な人件費や余計な残業が発生することにもなり、デメリットが大きいです、

 

デイサービスでも「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くために、マニュアル作成では業務を次の3つに分けておくようにします。

 

具体的にどういうことか入浴介助の場合を例に挙げてみます。

必ずやることを必ずやるために、やってもやらなくても良いことを調整したり、やらなくていいことはやらないということを徹底していくイメージです。

デイサービスの入浴で、一人のご利用者の介助を時間をかけて手厚くしたことで他の方が入浴せずに帰るなんてあり得ないですよね。

 

このような業務効率化の意識を共有する意味でもマニュアル作成は重要なポイントになります。

事故やトラブル防止（再発防止）のため

デイサービスのマニュアル作成は事故やトラブルを防止するためにも必要となります。

ここでのポイントは、事故やトラブルを防止するためにマニュアルを作成することが職員を守ることにもつながるということです。

 

デイサービスで事故やトラブルが起きる原因の一つに、職員独自の判断があります。

ですが職員の独断は職員個人に起因しているわけではなく、職員が独断をしなければいけなくなったデイサービス体制の要因が大きいでしょう。

 

皆の共通ルールが無かったために、個人のルールを作らざるを得ない状況を防止するためにもマニュアルが必要ということです。

「事故やトラブルを防止するために、皆で共通のルールを作りましょうね。」と決めたものがマニュアルになります。

共通のルール通りにやった結果、万が一事故やトラブルが発生しても職員個人に責任を問われるという事態は防ぐことができます。

 

職員を守るという意味でも、事故やトラブル防止のためにマニュアルを作成する必要があるということがポイントですね。

 

デイサービスのマニュアルを作成したうえで、独自の方法で業務を行なう職員がいた場合でも指導がしやすくなるメリットもあるでしょう。

「事故防止のためにも、この業務はこういう方法でやっているのでお願いしますね」という感じでマニュアルを使いながら理由を添えて説明することで職員も理解しやすくなります。

実地指導対策のため

マニュアル作成が必要な理由が、実地指導対策のためというと「結局行政からあーだこーだ言われるから準備するのか」と思うかもしれません。

ですが、その通りなんです。

 

デイサービスの運営は、国からの入金があって成立しています。

なので、国が決めたルールには従わなければいけません。

 

ですが、ここで勘違いしてはいけないのが次の点です。

なかなか重要なポイントですので、ぜひメモしておいてください。

つまり、マニュアルを準備することと実用できるマニュアルを作成することで意味合いが違うということですね。

 

実地指導対策のためだけであれば、ネットからコピペしたマニュアルを置いておけばいいです。

ですが、デイサービスでマニュアル作成が必要な理由の本質はここまでお伝えしてきた3つの理由です。

デイサービスでは実用できる意味のあるマニュアル作成を目指していきましょう！

デイサービスのマニュアル作成のデメリット

デイサービスのマニュアル作成では、目的をもって作成することで多くのメリットが生まれます。

それは、デイサービスでマニュアル作成が必要な理由でもお伝えしたように次の通りです。

• 統一したサービス提供ができる
• 業務効率化ができる
• 事故やトラブルの防止ができる

ここまでは上記のようにデイサービスのマニュアル作成に対して良い面だけを伝えてきました。

ですがデイサービスのマニュアルはうまく運用しないとデメリットが発生することにもつながります。

 

デイサービスのマニュアル作成では2つのデメリットが発生します。

2つのデメリットについてその内容と改善策をお伝えします。

職員自らが考えることが無くなる

デイサービスに限らず、組織でマニュアルを作成すると職員が自ら考えなくなるというデメリットが発生します。

具体的には次のようなことがあります。

またまたハンバーガー屋さんの例を出しますが、私はよくハンバーガーをテイクアウトします。

その注文の時に私は「持ち帰りで、これとこれと・・・」って言う感じで『持ち帰り』という前置きをつけて注文するのですが、、

注文した後に必ず店員から「持ち帰りですか？店内でお召し上がりですか？」と聞かれます。

 

この例は、マニュアルを守ることが目的になって、柔軟な対応ができなくなっている最たるものかもしれませんね。

 

デイサービスでこういった事態を防ぐためには、マニュアルは次のようなものだという意識を共有する必要があります。

この3つのポイントを職員全体で共有しておくことで、マニュアルに対して職員が疑問を感じた時に意見を言ったり、別なアイデアを出しやすくなります。

ただ、ここで気をつけなければいけないことは、マニュアルを変更する場合は全体で共有と検討をしたうえで行うということです。

ポッと出の意見でマニュアルを変えてしまうと、リスクに気づかないままデイサービスの運営をしたり、マニュアルの共有ができないままバラバラのルールで運営をすることになってしまいます。

作成や変更に時間がかかる

デイサービスのマニュアルを1から作成しようと思うと、なかなかの時間を使うことになります。

また、デイサービスのマニュアルは作成するだけではなく、いずれ変更することを前提に作成しますので変更のためにも時間を費やすことにもなります。

 

そうすることで、デイサービスで本来の介護業務に時間が使えなくなって、介護現場に負担がかかるという本末転倒な事態が発生してしまいます。

後ほどマニュアルの作り方のポイントでもお伝えしますが、マニュアルは簡単に分かりやすく作成することがポイントです。

 

デイサービスでマニュアルを作成する時には作り込むのではなく、できる限り少ない情報でポイントを絞って伝えることに力を使いましょう。

また、費用はかかるもののマニュアル作成ツールを使ったり、外部の業者に依頼することも時間がかかるデメリットの解消には有効です。

デイサービスで準備が必要なマニュアル

デイサービスで最低限必要なマニュアルには次のようなものがあります。

デイサービスでは、最低でも上記の項目に関するマニュアルは作成しておいたほうがいいでしょう。

 

特に最近では、ハラスメントに関するマニュアルも作成しておくことをおススメします。

ハラスメントに関するマニュアルでは、セクハラやパワハラなどの他にお客様からハラスメントを受けた場合の対応を盛り込んでおくようにしましょう。

 

特に男性ご利用者から女性職員へのセクハラ行為は、放っておくことは避けたほうがいいでしょう。

ハラスメント行為があった場合にどのような対応をしていくかをマニュアルで決めておくことで、職員が安心して働くことのできる要因にもなります。

デイサービスのマニュアルの作り方のコツやポイント

デイサービスのマニュアル作成では、作った後に実用できるということを前提に作っていく必要があります。

実用できるマニュアルを作成するために、次に紹介する5つのマニュアルの作り方のコツやポイントを押さえておくようにしましょう。

これらのコツやポイントを押さえておかないと、せっかく一生懸命マニュアルを作成しても、ただの飾りになってしまってはもったいないです。

これから紹介する5つのコツやポイントを押さえながらデイサービスのマニュアルを作成することであなたのデイサービスで実用できるマニュアルにぐっと近づけることができます。

それぞれのマニュアルを作る目的を明確にする

あなたのデイサービスで実用できるマニュアル作成を行う時のコツの1つ目は、最初になぜこのマニュアルを作るのかという目的を明確にすることです。

例えば、デイサービスの入浴介助に関するマニュアルでは次のような目的でマニュアルを作成することが予想されます。

• 入浴時の事故を無くす
• 入浴介助の質のばらつきをなくす

同じ入浴介助マニュアルでも事故を無くすためのマニュアルと介助の質のばらつきをなくすためのマニュアルでは記載する内容がだいぶ変わってきますよね。

 

一つのことに対して複数の目的でマニュアル作成が必要になる場合には、目的ごとに違うマニュアルにしてしまうこともマニュアル作成のコツです。

次の画像のようなイメージです。

左のマニュアルは、入浴介助という大きいタイトルに対して色々と書かれていて何を伝えたいのか分かりづらいですよね。

ですが右側は同じ入浴でも、入浴の何に対してのマニュアルなのかが分かりやすく分けられています。

 

後でマニュアルを読み返そうと思った時にも、目的別に分けられていると読み返しやすいですよね。

目的によって、マニュアルのタイトルを変えて作成するコツを使うことで何のためのマニュアルなのかが分かりやすくなります。

デイサービスの実態に合ったマニュアルを作る

あなたのデイサービスの実態に合ったマニュアルを作成することも実用できるマニュアル作成のコツです。

 

デイサービスのマニュアルを作成する時に1から独自のマニュアルを作成することは難しいです。

そのため、マニュアルを作成する時にはインターネットから情報を拾ってマニュアルを作成するということも出てくると思います。

 

ですがこの時にインターネットで拾った情報をコピペしたまま使うことは避けましょう。

その理由はインターネットに乗っているデイサービスのマニュアル情報は、あなたのデイサービスに必要なマニュアル情報とは異なるからです。

 

デイサービスでマニュアルを作成する時には、あなたのデイサービスで実用できるように作成していく必要があります。

そのため、インターネットからデイサービスのマニュアル情報は参考程度に活用するようにしましょう。

画像+簡単な説明

デイサービスのマニュアルを作成のコツは、見やすくていつでも見返せるように作ることです。

そのためのコツは、マニュアルに画像や写真を使用することです。

 

マニュアルに画像を使用することで次のメリットが生まれます。

• 職員が頭ではなく視覚で理解できる。

理想で言うと画像+簡単な説明程度だと職員が理解しやすいマニュアルになります。

 

次の画像を見ていただくと文字だけのマニュアルと、画像+簡単な説明のマニュアルの違いを実感できると思います。

例えば組み立ての説明書を見ても、文字だけで説明されているものは見るだけで嫌になって組み立てる気が失せますよね。

某大型家具店の組み立て説明書は画像+簡単な説明が書いてあるので最後まで離脱することなく組み立てることができますよね。

 

マニュアルに使う画像選びのコツは、実際にあなたのデイサービスの写真を使うことです。

あなたのデイサービスの写真を使うことで、職員が入り込みやすくより理解しやすくなるというメリットがあります。

文字がメインの時には誰が見ても分かりやすく作成する

とはいえ、デイサービスのマニュアルを作成しているとどうしても文字や文章じゃないと作成が難しい場合があります。

例えば、個人情報保護のためのマニュアルなんかは、どうしても文字や文章で伝えることが多くなると思います。

 

文字をメインでマニュアルを作成する場合は、誰が見ても分かりやすく作ることがポイントです。

 

デイサービスでは次のように様々な職員が働くことになります。

• 介護経験豊富なベテランの職員
• 介護経験はあるがあなたのデイでは新人職員
• 介護未経験職員

職員によって、介護職としての経歴や、持っている知識にも違いがあります。

 

例えば「今日から介護職始めます！」という新人職員にＫＴ・ＢＰ・ＳＰＯ2・カンファ・バルーン・ＰＴＳＤと略語や専門用語を並べたマニュアルを見せても理解することは難しいですよね。

人は疑問を持ったらそこから先の話には集中できなくなる傾向にあります。

それではせっかくマニュアルを作成しても意味が無いですよね。。

マニュアルは全員が同じように解釈できるものでなければ意味がありません。

そのためのコツは誰が見ても分かりやすいように作ることです。

 

誰が見ても分かりやすいようにするには次のような工夫をすることがポイントです。

誰にでも分かりやすいように工夫することで、マニュアルからの離脱を防止できるようになります。

できないことは書かない

実用できるマニュアルには言わずもがなですが、できないことは書かないようにすることがコツです。

 

そうはいってもデイサービスのマニュアルを作成していると、どうしても理想を追い求めたくなります。

理想を追い求めてデイサービスのマニュアルを作成すると、あなたのデイサービスでは到底実現できないマニュアルが出来上がります。

 

実現できないマニュアルが出来上がるとどうなるかというと、

元々は「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくすためにマニュアルを作り始めたはずなのに本末転倒ですよね。

 

当初は「皆で足並みを揃えて100ｍを同じスピードで走ろうね」というのが目的だったはずなのに、

できるだけ早い方がいいよねと理想を求めて「皆で100ｍを13秒で走ろうね！」となってしまうとどうでしょうか？

• 皆が100ｍを13秒で走ることが目的になり
• そのために『ムリ』をして走る人が生まれ
• 『ムダ』なトレーニングを行い
• 結局11秒で走る人がいれば、17秒が限界の人もいて『ムラ』が発生
• もしかすると途中で離脱する人もいるかもしれません

 

マニュアルとはそういうもので、皆が「ムリ」「ムダ」「ムラ」が無くできることを設定しないとずーっと継続していくことができなくなってしまいます。

デイサービスの実情に合ったできることを設定していくことで、意味のあるマニュアル作成ができるようになります。

デイサービスのマニュアルは作成して終わりではない

ここまでは、デイサービスでマニュアルの作成が必要な理由やマニュアル作成のポイントについてお伝えしてきました。

実際に取り組んでみるとデイサービスのマニュアル作成はなかなかの重労働です。

そのため、マニュアルは作成しただけで満足してしまうなんて言うこともあると思います。

ですが、デイサービスのマニュアルは作成してからが本番です。

デイサービスのマニュアルは作成した後に次のように活用していきます。

デイサービスのマニュアルは作成した後にも業務や研修で活用、必要に応じて修正や改善をしていくことが重要です。

業務改善などの場面ではよく、PDCAサイクルを持ち出されることがあります。

 

デイサービスのマニュアルも一緒ということですね。

PDCAを繰り返し行なっていくことでデイサービスの変化に合わせて、マニュアルもブラッシュアップし続けられるように

まとめ

今回の記事では、あなたのデイサービスで実用できるマニュアル作成のコツとポイントをお伝えしてきました。

デイサービスでマニュアルが必要な理由は次の4つです。

マニュアル作成が必要な理由を理解したうえで、あなたのデイサービスで実用できるマニュアル作成のコツとポイントを5つお伝えしました。

これらのコツやポイントを意識しながらデイサービスのマニュアルを作成することで、あなたのデイサービスで実用できるマニュアル作成につながります。

コツやポイントを意識しながら、意味のあるマニュアル作りを目指しましょう！

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