【デイの残業事情】デイサービスの残業や時間外労働での業務内容と業務時間の削減方法を解説！！

今回の記事でわかるデイサービスのことは次の通りです。

私が職員の採用で面接をすると聞かれることが多いのが「残業や時間外労働はどのくらいありますか？」という質問です。

デイサービスで働く方にとって残業や時間外労働がどの程度あるかは重要な要素ですよね？

そこで、今回私はクラウドワークス内で「デイサービス職員の残業や時間外労働に関するアンケート」を実施しました。

そのアンケート結果を基にデイサービスでの残業や時間外労働に関する実情をお伝えしていきます。

大きく次の3つに分けてお伝えします。

デイサービスでどんな業務内容で何故、残業が発生しているのかを理解することで残業の時間を減らすことにもつながっていきます。

残業や時間外労働の時間を削減することで、プライベートにかけられる時間を確保することができるようになります。

ぜひ今回の記事を参考にしていただき、デイサービスの残業事情から抜け出していきましょう！それでは、最後までぜひご覧ください。

デイサービスの残業や時間外労働に関するアンケート回答者の内訳

デイサービスでの残業や時間外労働に関する記事をお伝えしていく前に、今回私がクラウドワークス内で実施したアンケート結果の内訳をお伝えしていきます。

ざっとご覧になっていただきながら、大体の回答内訳を把握していただければいいかと思います。

クラウドワークスで2023年5月13日～6月12日の1ヶ月に渡って「デイサービスの職員限定　デイサービスでの勤務日数や勤務時間に関するアンケート」を実施しました。

回答者数は188名でした。

まず初めに、職種や雇用形態に関しての結果は次のグラフの通りです。回答いただいた方188名の内96名が介護職員と回答者数の内の半数以上を占めています。雇用形態としては、正社員が最も多く次いでパート職員となっています。

次にお伝えするのが、勤務年数と1週間の所定勤務日数です。

勤務年数に関しては、あくまでもデイサービスでの勤務に限定した年数でお答えいただきました。転職等で複数事業所での勤務経験のある方は合算してもらっています。

デイサービスの勤務年数は1年以上から5年未満の方までで、約半数を占めていました。

次に1週間の所定勤務日数ですが、休日出勤や祝日などによる休みは含まない1週間を通して通常営業だった場合の所定勤務日数をお答えいただいています。

デイサービスでの所定勤務日数は5日という方が最も多く約6割の方が該当しました。

最後ですが、休日出勤の頻度や1ヶ月の残業時間に関してです。休日出勤に関しては、デイサービスの職員はほとんど無いが76名、数か月に1回あるかないかが72名という結果でした。

デイサービスでの休日出勤に関しては2割程度が毎月経験する一方で、8割以上の方はほとんど経験せずに勤務しているようです。

一方今回のブログテーマでもある残業に関しては、残業を経験したことが無いと答えた方が60名と多数でありながらも7割近くの方が毎月残業を経験していました。

以上、ざっとですが「デイサービスの職員限定　デイサービスでの勤務日数や勤務時間に関するアンケート」の回答結果でした。

では、今回のテーマであるデイサービスでの残業に関してお伝えしていきますのでご覧ください。

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デイサービスの残業や時間外労働で業務内容の上位は？

デイサービスでは約7割近くの方が1ヶ月の勤務で残業をしていることは先ほどの回答結果でもお伝えした通りです。

ではデイサービスでは残業や時間外労働でどのような業務を行なっているのでしょうか？

アンケート結果では次のランキング結果となっています。

デイサービスでの残業での業務内容として最も多かったのが、書類作成で70件以上の回答がありました。

次いでレクの準備や企画が31件、定期的な会議や研修が21件となっています。

4位が日々の記録となっていますが、記録も書類のような意味合いをもっていますので回答者188名の内、少なくとも88名が書類や記録で残業を行なっていることになります。

ではデイサービスでの、残業の業務内容で上位を占めている次の3つの業務では具体的にどのようなことを行なっているのでしょうか？

この3つの業務に関して、具体的にどんなことをおこなっているのか解説していきます。

書類作成では何を行う？

デイサービスで扱う書類は多岐に渡り、実に様々な書類作成を行なっておく必要があります。デイサービスによって、職種ごとに主に扱う書類は変わると思います。

大まかに職種ごとに主に扱う書類をまとめますのでご覧ください。

上記のようにデイサービスで扱う書類は、多岐に渡りますので、デイサービスの現場では優先順位を付けながら書類の記録や作成をしている事業所が多いでしょう。

例えば、バイタル記録やご利用者の日々の記録はその場で記録をして行く必要があり最優先されます。連絡帳はご利用者が帰る前までに仕上げる必要があり優先度が高いです。

それに比べ、個別援助計画書や各種加算の計画書は定期的に評価や更新が必要な書類で今すぐにやらなければいけないわけではないので後回しにされがちです。

そのため、デイサービスでの業務時間内で終わらずに残業や時間外労働での業務になりやすいです。

特に、書類作成を残業や時間外労働で行うことが常態化されているデイサービスでは、環境の改善が難しく毎月の残業につながっていきます。

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レクリエーションの準備や企画では何を行う？

レクリエーションの準備で残業をするというのはデイサービス特有かもしれません。デイサービスでは、日々レクリエーションを行なっている事業所が多い事でしょう。

特にレクリエーションの内容で他のデイサービスと差別化を図っている事業所では、レクリエーションの準備には特に時間をかけているかもしれません。

デイサービスでのレクリエーションの準備や企画で職員は具体的に次のようなことを行なっています。

デイサービスのレクリエーション準備や企画ではアイデアを見つけるところから、必要物品の購入や準備など実際にレクリエーションを進行するまでに様々な準備が必要になります。

デイサービスによってはレクリエーションごとに企画書や起案書などの書類が必要で、それにもまた業務の時間を割く場合もあるでしょう。

中には業務時間内で終わらないレクリエーションの準備は、自宅に持ち帰って行う職員もいるのが現実です。

もちろん多くのデイサービスではレクリエーション準備の持ち帰りを禁止していて、業務時間内で終わるように調整をしています。

デイサービスの職員はご利用者にレクリエーションを楽しんで頂きたいという思いが強く、時間をかける比率も大きくなるため残業や時間外労働につながりやすくなります。

定期的な会議や研修では何を行う？

デイサービスでは、日々ご利用者を目の前にしてサービス提供を行います。

そのため職員同士でゆっくりと申し送りをしたり、課題について話をする時間がなかなかとることができないまま一日の業務が終了していきます。

定期的な会議や研修では確保しづらい申し送りの時間を補うために次のようなことを行なう場合が多いでしょう。

デイサービスの定期的な会議では、例えば次のような事案について話し合う時間が多くなるかもしれません。

研修では法定研修の他に、デイサービスの職員でスキル不足に感じているような次の研修を行います。

定期会議や研修を行う場合にも、事前の資料準備が必要になることも多く残業につながりやすいです。

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デイサービスで残業や時間外労働が発生する理由1位は人手不足

ここまではデイサービスでの残業や時間外労働で行なっている業務についてお伝えしてきました。

では、デイサービスでの残業や時間外労働はなぜ発生するのでしょうか？今回のアンケートでは、次のような回答結果となりました。

デイサービスで残業や時間外労働が発生する理由として最も多かったのが、現場の人手不足が原因と感じていて88件の回答でした。

デイサービスでは、採用の難しさや早期離職率の高さなどいくつかの要因から人手不足になりがちです。

人手不足に次いで、仕事量が多すぎると感じている方が66件でした。

人手不足が要因となって1人あたりの仕事量が過多となっているケースもあり、すぐに解決をしていくことが難しく感じる場合も多いです。

また、残業の業務内容でも3位にランクインしていた、定期会議が残業理由でも同じく3位に入っています。デイサービスでの定期会議は欠席しづらい雰囲気があり、どうしても残業や時間外労働または休日出勤の要因となりやすいようです。

残業や時間外労働を減らすには業務時間の削減が必須

言わずもがなですが、デイサービスで残業や時間外労働を減らすには、それぞれの業務にかける時間を削っていくことが必須となります。

業務時間の削減を行うことで次のような効果が生まれます。

様々な業務に係る業務時間を削減していくことで「どうせ時間外になっちゃうしなぁ」という意識を払拭して定時内の業務に全力投球できるようになります。

残業や時間外労働を減らし定時退社が定着することでスタッフの心身の負担軽減となり、プライベートの充実にもつながります。

プライベートを充実させることで、心身ともにリフレッシュすることができ業務への集中にもつながっていきます。

また業務時間を削減することで、1人あたりの仕事量も軽減することができますので人手不足の解消にもなります。

今回は、デイサービスの残業や時間外労働の業務として回答の多かった次の3つの業務時間の削減についてお伝えしていきます。

実際に私がデイサービスで取り組んだ事例も含めながらお伝えしていきますので是非ご覧ください。

書類作成の業務時間の削減

まずは、デイサービスでの残業や時間外労働の業務内容として最も多かった書類作成の業務時間の削減です。

介護保険制度の中で運営していくデイサービスでは、作成必須の書類も多くなかなかの量の書類を抱えることになります。

そのため書類作成に関しては、『ムダ』を無くしながら『ムリ』『ムラ』を減らしていくという業務効率化にも似ている考え方で業務時間の削減に臨んでいきましょう。

デイサービスの書類作成では意外とムダな書類を作っている場合が多く、ムダな書類が積み重なることによって書類作成にかける時間が増えてしまっているかもしれません。

法令上必須ではない書類や、必須だが形式が決まっていない書類はできる限り簡素化して作成に書類かける時間を少なくするようにしましょう。

また重複している書類や記録は、一つにまとめることで書類作成にかける時間を削減できます。

例えば、デイサービスでは次のようなケースが多いのではないでしょうか？

同じ内容の転記ですね。これは仮にご利用者が15名いるとしたら、30名分の時間を費やしていることにもなります。

2回以上同じことをやっている場合には、介護ソフトを通して情報を1つにまとめるなど業務時間の削減が必要でしょう。

デイサービスでは、なぜ必要なのか分からない書類や記録は思い切って辞める判断も必要です。なぜ必要なのか分からない書類を継続することほどムダな時間はありません。

例えば数年前に、別のデイサービスから転職してきた職員から「ここのデイサービスでは、ご利用者全員分の排泄記録をつけないんですか？」と相談されたことがありました。

「なぜ全員分必要なの？」と聞くと「前のデイでやっていたから」との返答でした。もう少し詳しく聞いてみても、その方も排泄記録の明確な理由は分からずに「周りがやっていたからやっていた」ようでした。

排泄記録が100％必要ないというわけではありませんが、デイサービスではご利用者全員分の排泄記録は必要ないですよね。

デイサービスではケアプランを元にして必要なサービス提供を行いますので、排泄記録が必要な方もいれば不要な方もいます。途中から必要になる方もいますし、途中から不要になる方もいます。

要は仕事をしている感でむやみやたらになんでもかんでも取り組めばいいというわけではありませんよね。

「あれ？これってなんでやってるんだっけ？」と感じる書類がある場合には、一度理由を見直してみるようにしましょう。

書類や記録をペーパーレス化することも次のような効果が生まれ、デイサービスでの書類作成の業務時間の削減につながります。

書類を紙として残しておくと、探す手間がかかったり保管場所に困ったりと管理だけで意外と時間がかかってしまいます。

書類や記録をペーパーレス化することでＰＣやタブレット内で書類の管理ができるようになり、書類を探す時間も削減できるようになります。

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レクリエーションの業務時間の削減

デイサービスではレクリエーション準備や企画も残業、時間外労働の業務内容として大きな割合を占めています。

デイサービスでレクリエーションの準備を最初から最後まで（企画から片付けまで）を全て職員が行なおうとするとそれなりの時間が必要になってきます。

次のような取り組みを行うことで、デイサービスでレクリエーションにかける業務時間の削減になります。

デイサービスのレクリエーションは職員が行うものという考えが強いかもしれません。

ですがデイサービスのレクリエーションは、準備段階からご利用者に行なっていただくことで職員がレクリエーションの準備にかける時間を削減することができます。

また、ご利用者に準備を行なってもらうことで次のような良い効果も生まれます。

• レクリエーションへの期待が高まっていく
• ご利用者の機能訓練につながる
• 一体感が生まれる

デイサービスのご利用者がレクリエーションの準備を行うことで『どんなレクリエーションになるんだろう』とワクワクした期待が高まっていきます。

また、細かいパーツ創作を行うことで手指の機能訓練につながったり、皆さんで準備を行うことで一体感がうまれご利用者にとってもプラスの効果が生まれます。

レクの準備で一回一回買い物に行っているよう場合には、買い物をamazonや楽天市場などのネットショッピングにすることでも業務時間の削減につながります。

レクリエーションの準備ではハサミやノリ、鉛筆など様々な備品も必要になります。

その都度探す必要が無いように、備品の片付け場所を必ず決まった場所に戻すことも常日頃から意識づけしておくようにしましょう。

定期会議や研修の業務時間の削減

一日を通してご利用者が目の前にいるデイサービスでは、定時内に定期会議や研修を行うのはなかなか難しいかもしれません。

出勤者数を増やしたり、数回に分けて会議や研修行うことも考えられますがあまり効率的ではない感じがしますよね。

また、会議のためにせっかく出勤してきたり時間外労働をしても管理者の一方的な演説を聞いたり、毎回同じ話の繰り返しで結論が出ずにダラダラ引きずってしまうということも多いのではないでしょうか？

デイサービスの定期会議や研修の業務時間を削減するためにやるべきことは次の5つです。

デイサービスの定期会議や研修で業務時間を削減するには既に情報の共有ができている部分に必要以上に時間をかけないことです。

例えばデイサービスのケア方針や運営方針は、普段から管理者やリーダーが繰り返し発信をしていて職員に刷り込まれているデイサービスが多いと思います。

それなのに、定期会議や研修で管理者やリーダーが方針を熱く演説して会議や研修の時間を大幅に消費してしまうこともあるでしょう。

そういった既に共有されているようなことに会議や研修で改めて時間をかけることはムダな時間になってしまいます。既に共有や周知されていることは全員が理解しているという前提のもとに会議や研修を行うようにしましょう。

事前に会議や研修の議題を共有しておくことも業務時間の削減につながります。特に職員の意見が必要になるような会議や研修の場合には議題の事前共有をしておくことで職員が考える時間を持つことができます。

そうすることで会議や研修の中で意見交換がスムーズにできるようになり、会議や研修にかける業務時間の削減につながります。

また時間制限をせずに納得のいく結論が出るまで、延々と会議を続けることも残業や時間外労働の時間を延ばすことにつながります。デイサービスで会議や研修をやる場合には1時間なら1時間と、時間制限を設定しておくようにしましょう。

そのためには会議や研修では次のようにやるべきことの優先順位を明確にしておく必要があります。

ざっくりですが上記のように優先順位を決めておくことで会議や研修でやるべきことのリスト化もしやすくなり、業務時間の削減になります。

デイサービスの定期会議に関しては、『開催すること自体』が目的になっている場合があります。もし目的が「課題の解決」や「情報の共有」ではなく『会議を開催すること』になっている場合には会議をやらないという決断も業務時間の削減には必要です。

会議をやるための会議は不毛な時間になりがちですのでね。。。

月に1回とか2か月に1回のペースで会議をしていると毎回毎回必ず議題があるわけでもないですよね？

デイサービスでは日々、朝礼や夕礼などで短時間の打ち合わせを行なっていると思います。日々の打ち合わせの場で十分に課題の解決や情報の共有ができている場合には、わざわざ会議を開催しないことも選択肢の一つにしておきましょう。

それよりも毎日短時間の打ち合わせの重要性を職員全員が理解して、集中して臨むことで内容の濃い打ち合わせになります。

例えば、1ヶ月の営業日数が20日のデイサービスで毎日15分の打ち合わせを、12ヶ月続けたとしたら、

20日×15分×12ヶ月＝3600分　の打ち合わせ時間を年間で作れていることになります。会議の時間としては十分な時間ですよね。

日々の打ち合わせの内容を会議録として残すこともできますし、時間外労働の削減にもなりますので塵も積もれば山となる時間の重要性も理解しておきましょう。

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まとめ

今回は、デイサービスの残業や時間外労働についてアンケート結果を基にしながらお伝えしてきました。

デイサービスでの残業や時間外労働の業務内容のTOP3は次の通りです。

一日中ご利用者を目の前にして業務を行なうデイサービスでは、書類作成やレクリエーションの準備の時間がなかなか取れずに残業や時間外労働として行なっている方が多いようです。

定時の業務中に書類作成やレクリエーション準備の時間が取れずに残業や時間外労働になる理由として最も多かった回答が『人手不足』でした。

人手不足に加えて仕事量の過多が拍車をかけ、デイサービスでの残業や時間外労働がより発生しやすくなっている現状があります。

デイサービスでの残業や時間外労働の時間を減らすには、それぞれの業務時間の削減が必須になります。

今回の記事ではデイサービスで残業の業務内容のTOP3になっている書類作成、レク準備、定期会議や研修の業務時間の削減方法についてお伝えしてきました。

書類作成では、ムダな書類の簡素化やペーパーレス化などをお伝えしました。

レクリェーション準備では、ご利用者とともに行うことや、必要備品の準備をネットショッピングに変更する方法があります。

定期会議や研修では、全員が知っている情報の演説の廃止や、開催方法の見直しについて解説しています。

デイサービスは残業がつきものというイメージがあるかもしれませんが、業務内容を見直すことで残業や時間外労働を減らすことができます。

「デイサービスでは残業があって当たり前」と思っている方も、是非この記事を機会に業務内容の見直しを行なってみてください！！

この記事を書いた人

なひのひ

職歴：デイサービス約11年です！
資格：社会福祉士、保育士、幼稚園教諭など
職種：介護職、生活相談員、管理者、会社役員を経験
抱負：様々な職種の経験を生かした記事で皆さんのお役に立っていきます！！

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